Spring naar content
Koppelingen
Automatiseer je administratie

Shopify x Exact koppeling

Elke succesvolle bestelling begint met een gestroomlijnde administratie.

Automatiseer je administratie

Een goed lopende webshop vereist meer dan alleen een mooi design en een gebruiksvriendelijke interface. Ook de administratie moet kloppen. Met een slimme koppeling tussen Shopify en Exact zorg je voor een foutloze en geautomatiseerde boekhouding, waardoor je tijd bespaart en altijd inzicht hebt in je financiële gegevens.

Een marketing meeting

Kennismaken?

Wel zo fijn als je weet met wie je zaken doet. We zijn razend benieuwd naar jouw business plannen. Plan eenvoudig een gesprek met Elvira in.

Inplannen
Of direct bellen

Wat doet de Shopify x Exact koppeling precies?

Afhankelijk van jouw Exact-oplossing (zoals Exact Online of Exact Globe), zijn de volgende gegevens te koppelen:

Bestellingen

Iedere bestelling die binnenkomt via je Shopify-webshop wordt automatisch geboekt in Exact, inclusief alle relevante gegevens zoals ordernummer, besteldatum, verzendkosten, btw-specificaties en toegepaste kortingscodes. Hierdoor ontstaat een complete financiële registratie van elke verkooptransactie, zonder dat je handmatig iets hoeft over te typen. Ook meerdere Shopify-stores kunnen gekoppeld worden aan één Exact-administratie, wat vooral handig is voor internationale of multishop-ondernemers.

Klantgegevens

Nieuwe klanten worden automatisch aangemaakt in Exact op basis van de gegevens uit Shopify: naam, adres, e-mailadres en eventueel btw-nummer. Bestelt een klant opnieuw, dan herkent het systeem deze automatisch en koppelt de bestelling aan de juiste debiteur. Zo bouw je een up-to-date klantenbestand op in Exact, wat niet alleen handig is voor je boekhouding, maar ook voor klantanalyse of gerichte marketingcampagnes.

Facturen

Elke Shopify-order wordt automatisch omgezet in een correcte verkoopfactuur binnen Exact. Hierbij wordt rekening gehouden met btw-tarieven, verzendkosten en eventuele kortingen. De facturen worden direct gekoppeld aan de juiste klant en kunnen desgewenst automatisch worden verzonden. Dit maakt je facturatieproces sneller, consistenter en minder foutgevoelig.

Betalingen

Veel koppelingen kunnen ook de betalingsstatus van Shopify-orders synchroniseren met Exact. Zo weet je direct welke facturen zijn voldaan en welke nog openstaan. Werk je met betaalproviders zoals Mollie of PayPal? Dan kunnen transactiedata – inclusief verwerkingskosten – ook worden meegenomen in de boeking. Dit geeft je een compleet overzicht van je cashflow, zonder handmatige reconciliatie.

Productinformatie

Afhankelijk van de gekozen koppeling is het ook mogelijk om productgegevens zoals artikelnummer (SKU), prijs, btw-tarief, omschrijving en voorraadpositie te synchroniseren tussen Shopify en Exact. Dit is met name handig voor webshops die hun artikelen ook in Exact willen beheren of voorraadbeheer willen combineren met boekhouding. Zo voorkom je verschillen tussen systemen en houd je altijd grip op je assortiment.

De voordelen

Tijdswinst

Geen handmatige facturen of orderinvoer meer in Exact, alles gaat automatisch.

Minder fouten

Automatische synchronisatie voorkomt typefouten, dubbele boekingen of vergeten facturen.

Realtime inzicht

Je hebt altijd actueel inzicht in omzet, kosten en btw-aangiftes.

Snellere administratie

Je accountant of boekhouder hoeft geen webshop-bestanden meer te exporteren.

Betere cashflow-bewaking

Met real-time order- en factuurdata kun je sneller reageren op betalingsachterstanden of trends.

Schaalbaarheid

Als je groeit in omzet of aantal bestellingen, blijft je administratie moeiteloos meeschalen.

Hoe leg je een Shopify–Exact koppeling?

Er zijn verschillende manieren om Shopify te koppelen aan Exact, afhankelijk van je voorkeur voor tools, je technische mogelijkheden en het type Exact-software dat je gebruikt.

  1. Inventarisatie van behoeften
    Breng in kaart welke gegevens je wilt synchroniseren tussen Shopify en Exact. Denk aan bestellingen, klantgegevens, producten, voorraad, betalingen en facturen.
  2. Kies het type koppeling
    Afhankelijk van je wensen, budget en technische kennis kies je voor een standaardkoppeling of een maatwerkoplossing. Standaardkoppelingen zijn vaak sneller te implementeren, terwijl maatwerk meer flexibiliteit biedt voor specifieke processen.
  3. Controleer compatibiliteit
    Controleer of de versie van Exact die je gebruikt geschikt is voor externe koppelingen en of Shopify de benodigde API-toegang biedt. Dit is essentieel voor een stabiele integratie.
  4. Implementeer de koppeling
    Richt de gekozen oplossing in. Bij een standaardoplossing betekent dit vaak het instellen van synchronisatievoorkeuren. Bij maatwerk komt daar technische configuratie bij kijken, zoals API-authenticatie en veldmapping.
  5. Test de synchronisatie
    Controleer of gegevens correct worden uitgewisseld tussen beide systemen. Test met echte of testorders en let op de verwerking van klantgegevens, voorraadupdates en facturen.
Vragen? Plan eenvoudig een afspraak
Maak kennis met WebElephant, de e-commerce scaling company Maak kennis met WebElephant, de e-commerce scaling company Maak kennis met WebElephant, de e-commerce scaling company Maak kennis met WebElephant, de e-commerce scaling company

Aan de slag met onze specialisten

Team WebElephant

Een foutloze koppeling tussen Shopify en Exact begint bij een zorgvuldige inrichting. Onze experts begeleiden je stap voor stap: van het in kaart brengen van je boekhoudprocessen tot het kiezen en instellen van de juiste koppelmethode. We zorgen voor een correcte inrichting van btw-codes, grootboekrekeningen en klantstructuren, zodat alle gegevens naadloos aansluiten op je financiële administratie. Vervolgens testen we de koppeling met echte orderdata om zeker te weten dat alles werkt zoals het hoort. Zo zorgen we ervoor dat je administratie écht mee-automatiseert met de groei van je webshop.